Powrót do biura
Wiedza
Tak jak naturalne stało się zakładanie maski w miejscach publicznych, tak nikogo nie dziwi tryb pracy z domu, czy jej hybrydowe połączenie z wizytami w biurze. Na naszych oczach tworzy się nowe środowisko pracy. Bardziej elastyczne, zindywidualizowane i mniej skupione na jednej lokalizacji. Takie zmiany to szereg wyzwań szczególnie dla pracodawców. Przyjrzeliśmy się dokładnie obecnej sytuacji na rynku pracy i nieruchomości, zebraliśmy spostrzeżenia i przeanalizowaliśmy wyniki badań, aby lepiej zrozumieć i pomóc innym w przygotowaniu się do zmian.
Trzy najbardziej prawdopodobne ekosystemy pracy
na najbliższe lata oraz korzyścii wyzwania z nimi związane:
Praca zdalna zostanie z nami na dłużej.
Badania wskazują, że wielu pracowników odnalazło się w nowej rzeczywistości i wcale nie mają zamiaru wracać do biur na starych zasadach. Największą korzyścią płynącą z tej sytuacji jest możliwość zatrudniania wyspecjalizowanych pracowników bez względu na lokalizację. Kluczowym zadaniem pracodawcy jest zbadanie, które czynności lepiej wspiera praca z domu, a które zadania efektywniej wykonuje się w biurze. Firmy muszą także zrozumieć jak praca zdalna zmieniła zachowania i nawyki swoich pracowników.
Według agencji badawczej Leesman praca zdalna sprzyja niewielkiej ilości wykonywanych zadań, które wymagają skupienia. W przypadku dużej złożoności realizowanych aktywności biuro oferuje znacznie lepsze warunki pracy. Dlaczego tak jest? Dom sprzyja skupieniu. Nie ma typowych dla biura „rozpraszaczy” – nie słyszymy płynących z oddali rozmów ani dźwięków telefonów, nikt nie przechodzi obok naszego biurka, nikt nie wybija nas z rytmu pracy nieformalną rozmową. A do tego oszczędzamy czas i pieniądze na dojazdy. Badacze z Leesman sprawdzili w jakich domowych warunkach najlepiej nam się pracuje. Oczywiście w oddzielnie dedykowanym pokoju, a gdy nie mamy takiego pokoju, to w miejscu zaaranżowanym do pracy zdalnej: stół, krzesło, komputer, dobre oświetlenie i podłączenie do internetu. Najgorzej nam się pracuje z miejsca ad hoc – siedząc na kanapie, przy kuchennym stole albo stojąc przy parapecie. Badacze sprawdzili również czego nam brakuje podczas pracy zdalnej. W pierwszym odruchu firmy wyposażyły pracowników w sprzęty, dzięki którym wszyscy zostali na stale podłączeni - do wifi, sieciowych dysków, video konferencji.
Tego, czego najbardziej brakuje i z czego najmniej są zadowoleni zdalni pracownicy to dostęp do drukarki i skanera, następnie posiadanie ergonomicznego krzesła i biurka. To temat bardziej złożony. Nikt nie wiedział ile potrwa tryb zdalnej pracy i wszyscy ten model traktowali tymczasowo. Tymczasem okazało się, że home office sprawdził się i przyszedł czas na bardziej systemowe rozwiązania. Pracownicy mogą otrzymywać ekwiwalent za dodatkowe koszty pracy z domu. Mogą na stałe dostać krzesło lub biurko z regulowaną wysokością. Wreszcie, zmienia się system benefitów. Kiedyś benefitem była prywatna opieka medyczna lub karnet na siłownię. Dziś pierwsze kafeterie benefitowe takie jak Motivizer czy Nais dodały do swoich propozycji właśnie krzesła. Krzesło czy karnet na siłownię. Jedno i drugie o zdrowiu, a pracownik może sam wybrać to, co dla niego na ten moment jest najlepsze.
Biuro jako obszar pracy wspólnej.
Biura z przestrzenią typu open space już przed pandemią coraz częściej stawały się nieefektywne. Zbyt duży hałas i ilość rozpraszaczy powodowały problemy z koncentracją. Teraz większość biurek stoi pusta, a ich „właściciele” pracują z domu, gdzie często efektywniej potrafią wypełniać swoje obowiązki. Co zrobić z niewykorzystaną przestrzenią w biurach?
Dobrym pomysłem może być zamiana kilkunastu stanowisk indywidualnych na kilka hot desków. W ten sposób osoby pracujące w trybie hybrydowym będą miały miejsce w siedzibie biura, a zyskana przestrzeń może zostać wykorzystana do stworzenia miejsc służącej pracy wspólnej. W biurach już przed pandemią często brakowało miejsc do spotkań wewnątrz firmowych czy do pracy kreatywnej. Obszar ten nie był dotychczas doceniany. Badania wykazują, że największym deficytem powstającym podczas pracy zdalnej jest brak spotkań twarzą w twarz. Interakcje między pracownikami wzmacniają więzi i budują kulturę organizacji. Warto stworzyć przestrzeń, gdzie pracownicy będą mogli się spotkać, porozmawiać, wymienić wiedzą, ale również zrobić burzę mózgów, przeprowadzić szkolenie i pracować wspólnie. W tym wypadku ważny jest dobór odpowiednich mebli. Pożądane to te łatwo adaptowalne, mobilne, miękkie i zachęcające do odpoczynku, rozmów i wymiany doświadczeń.
Ważną rolę pełnią też wszelkiego rodzaju przegrody, typu ekrany mobilne, przesuwane ścianki, donice – które w łatwy sposób zmienią przestrzeń – podzielą ją lub otworzą. Kluczowa jest tu elastyczność, czyli umiejętność dostosowywania powierzchni do potrzeby chwili – tak, aby różne zespoły mogły pracować rotacyjnie, ale również gdy w biurze muszą spotkać się wszyscy pracownicy. W budowaniu przyjaznego środowiska pracy nie chodzi tylko o ułożenie mebli, ale o zadbanie o odpowiednią atmosferę, która wpływa na kulturę organizacji i poprawia zgranie zespołu. Pracownicy potrzebują szkolenia jak najlepiej korzystać z proponowanych rozwiązań, aby wzmacniać relacje i budować poczucie przynależności.
Biura coworkingowe zyskują na popularności.
Są szansą dla pracowników ceniących niezależność i swobodę wyboru miejsca pracy lub dla tych, którzy nie mają możliwości wydzielenia biura w domu (albo nie chcą tego robić). Jest to również rozwiązanie świetne dla samego pracodawcy. Według agencji badawczej Leesman 55% pracowników zdalnych rozważy wykorzystanie przestrzeni coworkingowej jako rozwiązania do pracy zdalnej w przyszłości.
Pracodawca decydujący się biuro coworkingowe może zyskać na wielu płaszczyznach. Dzięki temu nie podejmuje długoterminowych zobowiązań finansowych oraz może swobodnie szukać talentów pracowniczych na całym świecie. Pracownik zyskuje dostęp do przestrzeni umożliwiającej zdrową, ergonomiczną pracę oraz do sprzętów na najwyższym poziomie i stopniu zaawansowania. Szacuje się, że na świecie istnieje obecnie 35 000 elastycznych przestrzeni roboczych, co oznacza, że firmy mają szeroki wybór dający zapewnienie swoim pracownikom idealnego środowiska pracy. Atutem jest również możliwość poznania nowych ludzi z wielu branż, wymiana doświadczeń oraz nawiązywanie kontaktów biznesowych.
W przygotowanym przez nas przewodniku po nowych ekosystemach pracy wskazujemy obszary, które wymagają zmiany. To rady dla firm, które chcą być nadal konkurencyjne i przyciągać najlepsze talenty oraz chcą jednocześnie zatrzymać sprawdzonych pracowników. Odpowiednia aranżacja czy to przestrzeni biurowej, czy domowej znacząco wpływa na produktywność, kreatywność i samopoczucie zespołu. W ten sposób możemy budować przywiązanie i zaangażowanie. Skorzystaj z naszych porad i bądź gotowy na różne scenariusze. A jeśli potrzebujesz więcej informacji zachęcamy do kontaktu: e-mail: magdalena.borowiec@flokk.com